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缩短制作PPT与报告的时间
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MicrosoftOfficePowerPoint(PPT)的发明,让我们有了更方便的沟通工具,但事实上也占据了大量工作时间。
每个人平均每年制作的PPT数目在不断地增加,制作PPT所要花费的时间也是有增无减。
在詹森的研究调查中,最高的纪录是,25分钟的议程总共有108页的PPT。
有多少人能记得这108页的内容?
一份好的PPT,必须能产生影响力,改变对方的决定。
在制作PPT时,我们时常忘了听众的存在。
而真正成功的PPT在于清楚正确地传达讯息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的PPT内容而改变思维、决策或是行动。
因此,重点不在于PPT,而是基于PPT的沟通品质。
你不只是“报告”
,而是要引发双向的对话,试图影响对方。
在做PPT之前,你必须思考以下三点原则:
第一,你希望听众听完PPT之后记得哪些重点?
第二,听众在听你演讲时会有什么样的感受?
第三,你希望他们听完PPT之后有什么样的决定?
接下来就是实际的制作问题了。
最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅减轻你的工作负担。
演示PPT的过程不应只有你一个人在说话,提出问题可以让你和观众有互动的机会。
这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的PPT内容,其余的时间应该是与听众互动的时间。
举例来说,在解释产品策略时,不要滔滔不绝地解释策略的第一点、第二点、第三点,而是提出问题:我们的产品对你们有什么好处?可以为你的部门带来哪些改变?
每一份PPT都必须有一页的内容摘要,不是要列出报告的重点,而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。
此外,一页放置一个重点,这样才能让他们印象深刻,从而认真地思考你所说的内容。
信息过多只会让听众感觉无聊,甚至记不得你说了些什么,等于是一次失败的演示。
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